Success Story: Reduzierung der Laufzeit im Leasingtausch-Prozess um 90%

Durch das Process Improvement Projekt wurde das durchschnittliche Ticketalter beim Leasingtausch von IT-Hardware um über 90% reduziert.

Ausgangslage

Der Leasingtausch-Prozess von IT-Hardware bei einem großen Bauunternehmen ist aufwändig und langwierig, da viele Medienbrüche und manuelle Aktivitäten enthalten sind. Diese Aufwände, Nacharbeiten und die gesamte Prozessdauer sollen reduziert werden, um die Arbeitsfähigkeit durch den Hardwaretausch nicht negativ zu beeinträchtigen.

Von der Kundenstimme zum Liefermerkmal

Die Kundenstimme „Nach dem Leasingtausch funktioniert nichts mehr.“ wird in ein konkretes Liefermerkmal übersetzt: „Der Leasingtausch soll Störungsfrei erfolgen.“

Prozess-Interviews mit Visualisierung

Durch Interviews mit den Prozessbeteiligten und Stakeholdern wurde der Prozess aufgenommen und in BPMN (Business Process Model and Notation) dokumentiert und visualisiert, um auf dieser Basis in einem gemeinsamen Workshop Verbesserungsmaßnahmen zu erarbeiten.

Verbesserungsmaßnahmen

Know-how breiter im Team verteilen, um den aktuellen Engpass an dieser Stelle aufzulösen.
Vermeidung verschiedener Excel-Listen durch direkte Bearbeitung in der zentralen CMDB (Configuration Management Database).
Alle Software-Pakete im ITSM-Tool anlegen, um nachträgliche Software-Installationen zu vermeiden.

Ergebnisse

Der Automatisierungsgrad wurde verdreifacht, von 11% auf 33% und das durchschnittliche Ticketalter wurde um 92% reduziert. Entsprechend hat sich auch die Zufriedenheit der Anwender:innen und Bearbeitenden mit dem Leasingtausch deutlich verbessert.